Les motions peuvent être soumises par tous les clubs ou associations cantonales. Les athlètes peuvent soumettre une motion si elles est cosignée par au moins trente personnes titulaires d’une licence de compétition et représentant au moins cinq clubs différents.
Les motions doivent être envoyées au comité central par écrit (Word) et dans une langue officielle au plus tard 30 jours avant la Conférence des présidents.
La fédération organise la traduction des motions dans les autres langues nationales et transmet ensuite les documents aux clubs ou le publie sur le site internet de la fédération. Les élections ont lieu chaque quatre ans à la fin d’un cycle olympique.