COVID-19 / Erstellen eines Anwesenheitsbuchs mit Google Forms
Der Artikel führt Sie durch die Schritte zur Erstellung eines Online-Stammbuchs mit Google Forms. Dieser Weg ist für jeden kostenlos zugänglich. Die einzige Voraussetzung ist, dass der Ersteller des Formulars über ein Google-Konto verfügt. (Beispielsweise kann auch ein unpersönliches Konto des Vereins verwendet oder erstellt werden). Mitglieder können das Formular ohne Anmeldung ausfüllen. Dazu benötigen sie kein Google-Konto.
Haftungsausschluss: Bitte beachten Sie, dass ein ähnliches Formular auch mit anderen Anbietern erstellt werden kann. Aufgrund der kurzfristigen Natur des Projekts haben wir nur die Zeit, einen bereits bekannten Weg aufzuzeigen. Andernfalls hat SwissArchery kein Interesse daran, die Dienste von Google bevorzugt zu empfehlen.
Die Resultat final ist ein Umfrageformular, das von den Mitgliedern aufgerufen werden kann. Dort geben sie ihre Anwesenheitszeit an und senden das Formular ab. Dadurch entsteht ein Eintrag mit den Informationen in einer Tabelle, auf die nur der Ersteller des Formulars Zugriff hat. Er kann die Tabelle aber auch den anderen Vorstandsmitgliedern im schreibgeschützten Modus zur Verfügung stellen.
[TBD: Link zu Resultat final]
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]Schritt 1: Anmeldung in Google Drive
Sie können entweder Ihr persönliches Google-Konto oder das bestehende Konto Ihres Sportvereins/Ihrer Sportorganisation verwenden oder einfach ein neues Konto erstellen. Sie können ein neues Konto in wenigen Schritten erstellen. Folgen Sie den Anweisungen auf dieserGoogle-Supportseite.
Über diesen Link können Sie sich bei Google Drive anmelden, einem Cloud-Dienst für Dokumente und Tabellenkalkulationen: https: //drive.google.com/drive/my-drive
[/vc_column_text][vc_column_text]Schritt 2: Erstellen eines neuen Formulars
Wenn Sie in Google Drive angemeldet sind, können Sie ein neues Umfrageformular erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche mit der Farbe "+ Neu" in der oberen linken Ecke klicken. Klicken Sie dann im angezeigten Menü auf Mehr > Google Forms > Leeres Formular.
[/vc_column_text][vc_single_image image="56143" img_size="medium" style="vc_box_shadow" onclick="link_image" lazy_loading="true"][vc_column_text]Schritt 3: Grundlegende Konfiguration des Formulars
Das leere Formular wird nun im Entwurfsmodus angezeigt. Sie müssen zunächst die grundlegenden Anpassungen vornehmen
- Geben Sie einen Titel für das Formular ein. Zum Beispiel: "COVID-19 / Zeitbuch".
- Geben Sie einen beschreibenden Text ein, der besagt, dass sich jeder in dieses Tagebuch eintragen muss, wenn er sich auf dem Spielfeld von Ausbildung aufhält. Beachten Sie auch, dass diese Informationen vertraulich sind und nur vom Vorstand des Clubs eingesehen werden können.
- Sie können die Farben auch ein wenig nach Ihrem Geschmack oder in den Vereinsfarben ändern. (Klicken Sie auf das Symbol für die Farbpalette in der oberen rechten Ecke)
Schritt 4: Einfügen der Formularfelder
Danach können Sie damit beginnen, die verschiedenen Formularfelder einzufügen. Ein Beispiel für ein Formularfeld ist bereits vorhanden ("Frage ohne Titel"). Da es sich im Wesentlichen um eine Umfrage handelt, ist jeder Eintrag eine "Frage" im Formular.
Sie müssen die folgenden Felder für das Teilnahmeformular konfigurieren:
- "Vorname, Name" (tippen Sie "Kurze Antwort")
- "Datum" (tippen Sie "date")
- "Ankunftszeit" (tippen Sie "Uhrzeit")
- "Startzeit" (tippen Sie "Uhrzeit")
- "Kommentar (optional)" (tippen Sie "Absatztext")
Wenn Sie auf die noch nicht benannte Frage klicken, können Sie dort das Feld "Vorname, Nachname" einrichten. Geben Sie "Vorname, Nachname" als Name und "Kurze Antwort" als Typ ein. Stellen Sie den Schieberegler "Erforderlich" auf "ein", damit das Feld als erforderlich angesehen wird.
Alle anderen "Fragen" können hinzugefügt werden, indem Sie auf das Plus (+) in der vertikalen Schaltflächenleiste rechts neben der Frage, die gerade bearbeitet wird, klicken.
[/vc_column_text][vc_single_image image="56149" img_size="medium" onclick="link_image"][vc_column_text]Sie können das Formular jederzeit vorab ansehen, indem Sie auf das Augensymbol in der oberen rechten Ecke (im Titelfeld der Seite) klicken. In Ihrem Browser wird ein neuer Tab geöffnet und Sie können das Formular ausprobieren.
Wenn Sie diese Schritte durchgeführt haben, ist die Erstellung des eigentlichen Formulars abgeschlossen. Als Nächstes müssen Sie entscheiden, wo die Daten der eingereichten Formulare gespeichert werden sollen.
[/vc_column_text][vc_column_text]Schritt 5: Einrichten der Tabelle für die Tagebucheinträge
Wenn Sie im Titelfeld der Seite auf"Antworten" klicken, zeigt Ihnen Google Forms die (derzeit leere) Zusammenstellung der Antworten an. Auf dieser Seite können Sie auch kontrollieren, ob das Formular derzeit aktiv ist oder ob keine weiteren Anmeldungen akzeptiert werden.
[/vc_column_text][vc_single_image image="56153" img_size="medium" onclick="link_image"][vc_column_text]Noch bevor Ihre Mitglieder Daten über das Formular eingeben können, müssen Sie angeben, wo diese Daten gespeichert werden sollen. Klicken Sie einfach auf das kleine grüne Quadrat mit dem weißen Kreuz, um das Dialogfenster zu öffnen, in dem Sie eine Antworttabelle erstellen können.
Wählen Sie die Option "Neue Tabelle erstellen" und ändern Sie den Namen der neuen Tabelle, wenn Sie möchten. Normalerweise können Sie alles so lassen, wie es vorgeschlagen wird.
Klicken Sie auf "Erstellen", um die Tabelle einzurichten. Ein neuer Tab im Browser öffnet sich und zeigt Ihnen die Tabelle.
[/vc_column_text][vc_single_image image="56156" img_size="medium" onclick="link_image"][vc_column_text]Die Tabelle wird alle von den Mitgliedern gesendeten Informationen in chronologischer Reihenfolge auflisten.
Wenn es für eine Person notwendig ist, alle anderen Personen zu bestimmen, die gleichzeitig anwesend sind, können Sie diese Tabelle nach Datum und Uhrzeit durchsuchen.
[/vc_column_text][vc_column_text]Schritt 6: Veröffentlichen Sie das Formular
Der letzte notwendige Schritt ist die Bereitstellung des Formulars für die Mitglieder. Kehren Sie dazu zu der Registerkarte des Formulareditors zurück, auf der Sie das Formular erstellt haben, und erstellen Sie einen Link zur Veröffentlichung.
Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Absenden" in der oberen rechten Ecke des Seitentitels. Im daraufhin erscheinenden Dialogfenster wählen Sie die Option, das Formular durch den Link "[-]" zu teilen. So hat jeder, der den Link kennt, Zugriff auf das Formular.
Google Forms generiert einen eindeutigen, öffentlichen Link für das Formular. Wenn Sie die Option "Verkürzte URL" auswählen, wird der Link auch in eine kürzere Form umgewandelt, was es etwas einfacher macht, den Link über einen QR-Code anzuzeigen (mehr dazu weiter unten).
[/vc_column_text][vc_single_image image="56159" img_size="medium" onclick="link_image"][vc_column_text]Speichern Sie diesen Link jetzt irgendwo ab, wo Sie ihn später wiederfinden können. Sie müssen ihn auf geeignete Weise an die Mitglieder Ihres Clubs senden. (Per E-Mail, private WhatsApp-Gruppe usw.) Achten Sie darauf, dass nur Personen, die Zugang zu Ausbildung haben, den Link kennen.
Außerdem empfehlen wir Ihnen, den Link in einen QR-Code umzuwandeln und in ein Dokument zu kopieren, das Sie an einer sichtbaren Stelle auf dem Trainingsgelände aufhängen können. So kann jeder den QR-Code mit seinem Smartphone scannen und das Formular vor Ort ausfüllen.
[/vc_column_text][vc_column_text]Optionaler Schritt: Erstellen eines QR-Codes
Im Internet gibt es unzählige QR-Code-Generatoren, die einen solchen Code aus einer URL erstellen können. Sie können einfach nach dem Begriff "QR-Code-Generator" googeln und erhalten eine umfassendere Liste der Anbieter.
Wir verwenden zum Beispiel den Generator des Open-Source-Projekts ZXing: https: //zxing.appspot.com/generator
Der Generator ist sehr spartanisch und erlaubt Ihnen, die Art der Informationen festzulegen, die Sie in einen QR-Code umwandeln möchten. Wählen Sie die Option "URL" aus der Dropdown-Liste und kopieren Sie Ihren Link zum Formular in das Eingabefeld. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Generieren". Der generierte QR-Code wird auf der rechten Seite erscheinen.
[/vc_column_text][vc_single_image image="56162" img_size="medium" onclick="link_image"][vc_column_text]Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den QR-Code klicken, können Sie das Bild des Codes zur weiteren Verwendung herunterladen. Sie können den Code z. B. auf eine Pinnwand schreiben, auf der steht, dass alle Personen, die den Kurs besuchen, das Logbuch ausfüllen müssen.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein solches Dokument aussehen könnte : Logbuch.
[/vc_column_text][vc_column_text]Optionaler Schritt: Teilen Sie das Logbuch mit den Ausschussmitgliedern.
In einem letzten Schritt können Sie nun die Tabelle mit den Tagebucheinträgen für die Mitglieder des Clubvorstands freigeben. Öffnen Sie dazu erneut die Tabelle in Google Drive (Sie konnten sie in einem der Tabs des Browsers öffnen).
Wie beim Google-Formular klicken Sie auf die Schaltfläche "Teilen" im Titelfeld oben rechts und wählen dann im Dialogfeld (klein oben rechts) die Option aus, mit der Sie das Dokument über einen Link teilen können. Google Drive wird wieder einen eindeutigen Link für Sie erstellen. In der Dropdown-Liste müssen Sie die Option wählen, dass alle Personen, die den Link kennen, die Datei nur ansehen können. Es wäre nicht sinnvoll, wenn diese Personen die Datei bearbeiten könnten. Solange die Vereinsmitglieder die Einträge senden, sollte niemand die Datei ändern!
Anschließend können Sie den Link zu der Aktion vertraulich an die Mitglieder des Verwaltungsrats senden. Achten Sie darauf, dass niemand außer dieser Person Zugriff auf den Link hat!
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]