COVID-19 / Creazione di un registro delle presenze con Google Forms
L'articolo vi guida attraverso le fasi di creazione di un libro di presenza online con Google Forms. Questo percorso è liberamente accessibile a tutti. L'unico prerequisito è che il creatore del modulo abbia un account Google. (Ad esempio, è possibile utilizzare o creare un account di associazione impersonale). I soci possono compilare il modulo senza registrazione. Non hanno bisogno di un account Google per farlo.
Disclaimer: si prega di notare che un modulo simile può essere creato con altri fornitori. A causa della natura a breve termine del progetto, abbiamo solo il tempo di mostrare un modo già noto. Per il resto, SwissArchery non ha alcun interesse a raccomandare i servizi di Google.
Il risultato finale è un modulo di sondaggio che può essere richiamato dai membri. Essi dichiarano la loro partecipazione e inviano il modulo. Questo crea una voce con le informazioni in una tabella a cui ha accesso solo il creatore del modulo. Ma può anche rendere la tabella disponibile agli altri membri del consiglio in modalità di sola lettura.
[TBD: Link al risultato finale].
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]Fase 1: connessione a Google Drive
Potete utilizzare il vostro account Google personale, l'account esistente del vostro club/organizzazione sportiva o semplicemente crearne uno nuovo. È possibile creare un nuovo account in pochi passaggi. Seguite le istruzioni riportate in questa pagina disupporto di Google.
Utilizzate questo link per iscrivervi a Google Drive, un servizio basato sul cloud per documenti e fogli di calcolo: https: //drive.google.com/drive/my-drive
[/vc_column_text][vc_column_text]Passo 2: creare un nuovo modulo
Se avete effettuato l'accesso a Google Drive, potete creare un nuovo modulo di indagine facendo clic sul pulsante con il colore "+ Nuovo" nell'angolo in alto a sinistra. Poi cliccate su Altro > Moduli Google > Modulo vuotonel menu che appare.
[/vc_column_text][vc_single_image image="56143" img_size="medium" style="vc_box_shadow" onclick="link_image" lazy_loading="true"][vc_column_text]Passo 3: Configurazione di base del modulo
Il modulo vuoto viene ora visualizzato in modalità bozza. È necessario prima effettuare le regolazioni di base
- Inserire un titolo per il modulo. Ad esempio: "COVID-19 / Registro presenze".
- Inserire un testo descrittivo che indichi che tutti devono registrarsi in questo registro quando rimangono sul campo di allenamento. Si noti inoltre che queste informazioni sono riservate e possono essere visualizzate solo dal consiglio direttivo del club.
- È inoltre possibile modificare i colori in base ai propri gusti o ai colori del club. (Fare clic sull'icona della tavolozza dei colori nell'angolo in alto a destra).
Passo 4: inserimento dei campi del modulo
Poi si può iniziare a inserire i diversi campi del modulo. Un esempio di campo modulo è già disponibile ("Domanda senza titolo"). Poiché si tratta essenzialmente di un sondaggio, ogni voce è una "domanda" nel modulo.
È necessario impostare i seguenti campi per il modulo di inserimento:
- "Nome, cognome" (digitare "Risposta breve")
- "Data" (tipo "date")
- "Ora di arrivo" (digitare "time")
- "Ora di inizio" (tipo "time")
- "Commento (facoltativo)" (tipo "testo del paragrafo")
Se si fa clic sulla domanda senza nome, è possibile impostare il campo "Nome e cognome". Inserire "Nome, cognome" come nome e "Risposta breve" come tipo. Impostare il cursore "Richiesto" su "on" per rendere il campo obbligatorio.
Tutte le altre "domande" possono essere aggiunte facendo clic sul più (+) nella barra verticale dei pulsanti a destra della domanda da modificare.
[/vc_column_text][vc_single_image image="56149" img_size="medium" onclick="link_image"][vc_column_text]È possibile visualizzare l'anteprima del modulo in qualsiasi momento facendo clic sull'icona dell'occhio nell'angolo in alto a destra (nell'area del titolo della pagina). Si aprirà una nuova scheda nel browser e si potrà provare il modulo.
Una volta completati questi passaggi, la creazione del modulo è terminata. Successivamente, occorre decidere dove salvare i dati del modulo inviato.
[/vc_column_text][vc_column_text]Fase 5: Impostazione della tabella per le voci del diario
Se si fa clic su"Risposte" nell'area del titolo della pagina, Google Forms mostrerà la compilazione (attualmente vuota) delle risposte. In questa pagina si può anche verificare se il modulo è attualmente attivo o se non sono accettate ulteriori iscrizioni.
[/vc_column_text][vc_single_image image="56153" img_size="medium" onclick="link_image"][vc_column_text]Prima ancora che i membri possano inserire i dati attraverso il modulo, è necessario specificare dove questi dati devono essere memorizzati. È sufficiente fare clic sul quadratino verde con la croce bianca per aprire la finestra di dialogo per la creazione di una tabella di risposte.
Selezionare l'opzione "Crea una nuova tabella" e modificare il nome della nuova tabella, se lo si desidera. Normalmente si può lasciare tutto come suggerito.
Fare clic su "Crea" per impostare la tabella. Si aprirà una nuova scheda nel browser che mostrerà la tabella.
[/vc_column_text][vc_single_image image="56156" img_size="medium" onclick="link_image"][vc_column_text]La tabella elenca tutte le informazioni inviate dai membri in ordine cronologico.
Se è necessario determinare tutte le altre persone presenti nello stesso momento per una persona, è possibile consultare questa tabella per data e ora.
[/vc_column_text][vc_column_text]Passo 6: pubblicare il modulo
Il passo finale consiste nel fornire il modulo ai membri. A tale scopo, tornare alla scheda dell'editor di moduli in cui è stato creato il modulo e creare un link di pubblicazione.
A tal fine, fare clic sul pulsante "Invia" nell'angolo superiore destro del titolo della pagina. Nella finestra di dialogo che appare, selezionare l'opzione per dividere il modulo dal link "[-]". In questo modo, chiunque conosca il link avrà accesso al modulo.
Google Forms genera un link unico e pubblico per il modulo. Se si seleziona l'opzione "URL abbreviato", anche il link verrà convertito in una forma più breve, che rende più facile la visualizzazione del link tramite un codice QR (per saperne di più).
[/vc_column_text][vc_single_image image="56159" img_size="medium" onclick="link_image"][vc_column_text]Ora salvate questo link da qualche parte dove potrete trovarlo in seguito. Dovete inviarlo ai membri del vostro club in un modo appropriato (via e-mail, gruppo WhatsApp privato, ecc.). (via e-mail, gruppo WhatsApp privato, ecc.) Assicuratevi che solo le persone che hanno accesso al sito di formazione conoscano il link.
Inoltre, vi consigliamo di convertire il link in un codice QR e di copiarlo in un documento da appendere in un punto visibile del campo di allenamento. In questo modo, tutti possono scansionare il codice QR con il proprio smartphone e compilare il modulo sul posto.
[/vc_column_text][vc_column_text]Fase facoltativa: creazione di un codice QR
Su Internet esistono innumerevoli generatori di codici QR, in grado di creare un codice di questo tipo a partire da un URL. È sufficiente cercare su Google il termine "generatore di codici QR" per ottenere un elenco più completo di fornitori.
Ad esempio, utilizziamo il generatore open source ZXing: https: //zxing.appspot.com/generator
Il generatore è molto spartano e consente di definire il tipo di informazione che si desidera trasformare in un codice QR. Selezionate l'opzione "URL" dall'elenco a discesa e copiate il vostro link al modulo nel campo di immissione. Fare quindi clic sul pulsante "Genera". Il codice QR generato apparirà sul lato destro.
[/vc_column_text][vc_single_image image="56162" img_size="medium" onclick="link_image"][vc_column_text]Facendo clic con il tasto destro del mouse sul codice QR, è possibile scaricare l'immagine del codice per un ulteriore utilizzo. Ad esempio, è possibile apporre il codice su una bacheca, per indicare che tutti i partecipanti al corso devono compilare il registro.
Ecco un esempio di come potrebbe apparire un documento di questo tipo: Diario di bordo.
[/vc_column_text][vc_column_text]Fase facoltativa: condividere il diario di bordo con i membri del comitato.
Come ultimo passo, è possibile condividere la tabella con le voci del diario con i membri del consiglio del club. A tale scopo, aprite nuovamente la tabella in Google Drive (forse l'avete aperta in una delle schede del browser).
Come per il modulo di Google, fare clic sul pulsante "Condividi" nell'area del titolo in alto a destra, quindi selezionare l'opzione nella finestra di dialogo (in alto a destra) che consente di condividere il documento tramite un link. Google Drive creerà un link unico per voi. Nell'elenco a discesa, è necessario scegliere l'opzione che consente a tutte le persone che conoscono il link di visualizzare il file. Non sarebbe utile se queste persone potessero modificare il file. Finché i soci del club inviano le voci, nessuno deve modificare il file!
Potete quindi inviare il link ai membri del consiglio in via riservata. Assicuratevi che nessun altro abbia accesso a questo link!
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]