SwissArchery Association

Erstellen eines Online Trainingszeiten-Plans mit Google Spreadsheet

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COVID-19 / Erstellen eines Trainingszeiten-Plans mit Google Spreadsheet

Der Artikel führt durch die einzelnen Schritte um mit Google Spreadsheet einen Online Trainingszeiten-Plan zu erstellen. Dieser Weg steht Allen kostenlos zur Verfügung. Einzige Vorbedingung ist, dass der Ersteller des Plans einen Google-Account besitzt. (Es kann z.B. auch ein unpersönlicher Account des Vereins genutzt bzw. erstellt werden.) Die Mitglieder können den Trainingsplan ohne Anmeldung ausfüllen. Sie benötigen dazu keinen Google-Account.

Disclaimer: Es sei darauf hingewiesen, dass man einen ähnlichen Online Plan auch mit anderen Anbietern erstellen kann. (z.B. Microsoft Excel in Kombination mit OneDrive.) Aufgrund der Kurzfristigkeit bleibt uns nur die Zeit, einen bereits bekannten Weg aufzuzeigen. SwissArchery hat ansonsten kein Interesse, Google Dienste bevorzugt zu empfehlen.

Das Endergebnis ist ein Wochenplan in welchen sich die Vereinsmitglieder selbständig eintragen können. Es ist im Grunde einfach eine Tabelle mit Feldern, in die sich die Mitglieder eintragen um sich eine Trainingszeit auf einer Scheibe zu reservieren. Ihr kennt das Konzept bestimmt vom Plan in der Waschküche von Mehrfamilienhäusern. Der Plan stellt pro verfügbarer Scheibe über den Tag verschieden lange Trainings-Zeiten zur Verfügung. Die Mitglieder wählen den gewünschten Wochentag aus, suchen sich eine freie Scheibe / einen freien Zeitraum und tragen dort Vorname und Name ein. Fertig!

[TBD: Link auf das Endergebnis]

Wichtig: Der Plan umfasst in unserem Vorschlag nur die Zeiten für eine Woche. Das bedeutet, dass jede Woche eine neue (leere) Kopie dieses Plans aufgelegt werden muss. Aber es hat auch Vorteile: Es ist übersichtlicher, wenn der Plan nur sieben Tage umfasst. Andererseits verhindert ihr, dass einzelne Mitglieder für sich fixe Trainingszeiten lange zum Voraus reservieren und andere dann keine passende Gelegenheit zum Trainieren mehr finden. Zudem könnt ihr so wöchentlich auf geänderte Bedürfnisse reagieren und den Plan anpassen, ohne dass ihr auf  bereits vergebene Trainingszeiten Rücksicht nehmen müsst.

Die Anleitung zeigt euch auf, wie ihr einen leeren Plan erstellt von dem ihr dann pro Kalenderwoche eine neue Kopie erstellt, die Daten der Wochentage anpasst und diese Version dann per Link an eure Mitglieder verteilt.

 

Beispiel Plan für Kalenderwoche 20/2020 anzeigen[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]

Schritt 1: Login auf Google Drive

Dazu verwendet ihr entweder euren persönlichen Google Account, den bestehenden Account eures Vereins / eurer Sportorganisation oder erstellt einfach einen Neuen. Einen neuen Account kann man in wenigen Schitten einrichten. Folgt dazu den Ausführungen dieser Google Supportseite.

Über diesen Link könnt ihr euch auf Google Drive, einem Cloud Service für Dokumente und Tabellen anmelden: https://drive.google.com/drive/my-drive[/vc_column_text][vc_column_text]

Schritt 2: Erstellen einer neuen Tabelle

Seid ihr in Google Drive eingeloggt, erstellt ihr ein neue Tabelle, indem ihr oben links auf den Button mit dem farbigen «+ New» klickt. Anschliessend im erscheinenden Menü auf Google Sheets > Blank spreadsheet.[/vc_column_text][vc_single_image image=»56181″ img_size=»medium» style=»vc_box_shadow» onclick=»link_image»][vc_column_text]Wer Microsoft Excel oder Libre Office Calc kennt, dem dürfte Google Spreadsheets vertraut vorkommen. Die Produkte sind sich sehr ähnlich und bieten ein sehr vergleichbares Bedienkonzept.

Die Tabelle hat mit Buchstaben bezeichnete Spalten und durchnummerierte Zeilen. Zellen können mit Zahlen und Texten gefüllt und auch farblich angepasst werden. In der Fusszeile befinden gibt es die Mögichkeit der Tabelle mehrere Blätter hinzuzufügen.

Nachdem ihr die leere Tabelle erstellt habt, solltet ihr ihr einen Namen geben. Ihr erstellt hier die leere Vorlage, aus der ihr dann später die neuen Kopien für jede folgende Kalenderwoche ableitet. «Trainingszeiten Plan – VORLAGE» wäre daher z.B. ein passender Name. (Den Namen gebt ihr oben links im Titelbereich neben dem grünen Logo ein.)

Zudem könnt ihr das Tabellenblatt gleich als «Montag xx. Mai» bezeichnen indem ihr in der Fusszeile auf «Blatt 1» doppelklickt und den Namen des Tabellenblatts ändert.[/vc_column_text][vc_single_image image=»56190″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]

Schritt 3: Einrichten der Grundstruktur

Zunächst beginnen wir mit der Grundstruktur für den Montag. Ist dieser fertg gestellt, könnt ihr daraus dann mehrere Kopien des Blatts erstellen und in Dienstag, Mittwoch, etc. umbenennen bis ihr alle Wochentage im Dokument verfügbar habt.

Wichtig: Bevor ihr diese Grundstruktur erstellt, müsst ihr euch im Verein über den Scheibenplan geeinigt haben. Legt fest wie viele Zonen, wie viele Scheiben pro Zone und welche Distanzen diese Scheiben haben sollen. Erst wenn ihr dies fixiert habt, könnt ihr mit dem Einzeichnen der Grundstruktur beginnen.

Der Plan wird pro Schiebe eine Spalte aufweisen. Der Spaltentitel bezeichnet die Scheibe und Distanz. Links und rechts dieser Spalten sind die Tageszeiten als Orentierung aufgelistet.

Für unser Beispiel nehmen wir an, dass nur eine Zone mit maximal 5 Personen auf dem Platz möglich ist. Es gibt jedoch 6 Scheiben, wobei die 60m Scheibe und die 50m Scheibe zusammen gefasst werden. Wir nehmen hier im Beispiel an, dass im Verein nur wenige Recurve Master und Compound Athleten trainieren, man zwar beide Scheiben anbieten will aber nicht zwei separate Training-Slots. Somit gibt es folgende Trainings-Slots:

  • Scheibe A / 70m
  • Scheibe B / 60m & 50m
  • Scheibe C / 30m
  • Scheibe D / 18m
  • Scheibe E / 18m

Beginnt nun damit, in der Tabelle die erste Zeile als Titelzeile zu formatieren. Die erste Spalte ist die Spalte mit den Zeiten. Daher werdet ihr sie als «Zeit» bezeichnen. In den Spalten B bis F tragt ihr die Titel der Schieben ein wie oben in der Liste (resp. gemäss eurem eigenen Plan) ein. Der letzten Spalte gebt ihr wiederum den Titel «Zeit», so dass am rechten Rand nochmals eine Spalte mit den Zeiten steht.

Ändert die Schrift der Zeile 1 auf fett und die Grösse auf ca. 12 Punkte. Stellt die Spaltenbreite der beiden «Zeit» Spalten auf 60 ein. (Rechte Maustaste auf Spaltentitel > Kontextmenü > Grösse der Spalte anpassen.) Die Breite der Spalten mit den Scheiben passt ihr an die Spalte mit dem längsten Text an. Das könnten etwa 190 Punkte sein. Probiert es für euch aus!

Nun könnt ihr diese Titelzeile noch farblich hervorheben, indem ihr z.B. ein mittleres Grau als Hintergrundfarbe definiert. (Zellen markieren und anschliessend mit dem Farbkübelchen-Icon in der Icon Zeile die Farbe auswählen.)[/vc_column_text][vc_single_image image=»56193″ onclick=»link_image»][vc_column_text]Zentriert zudem den Text in den Zellen, damit sie als Überschirften besser wirken.[/vc_column_text][vc_single_image image=»56196″ onclick=»link_image»][vc_column_text]Anschliessend präsentiert sich die Tabelle ungefähr folgendermassen:[/vc_column_text][vc_single_image image=»56199″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]Nun füllt ihr die beiden Zeiten-Spalten mit den Tageszeiten. Jede Zeile entspricht einer Viertelstunde im Zeitplan. So habt ihr die Möglichkeit, den Beginn der Trainingszeiten in 15 Minuten Einheiten zu staffeln. Dies entlastet die Infrastruktur, indem nicht alle 5 Personen jeweils zur Gleichen Zeit zum Training erscheinen. Wenn ihr aber genügend Platz für die 5 Personen habt, damit alle gleichzeitig erscheinen und ihren Bogen zusammenbauen können, so könnt ihr natürlich die Zeit-Einheiten auch auf 30min oder gar 1h setzen.

Beginnt in der Spalte A in Zeile 2 mit z.B. «08:00», in Zeile 3 «08:15», in Zeile 4 «08:30», etc. Anstatt nun bis ganz unten alle Zeiten von Hand einzutragen, könnt ihr alle diese Zeit-Zellen markieren und anschliessend das farbige Quadrätchen unten rechts der markierten Zellen mit der Maus fassen und nach unten Ziehen. Die Tabelle ergänzt dann die restlichen Zeiten automatisch in den so neu markierten Zellen. Wenn ihr die Maus ca. auf Zeile 54 hinunter zieht, landet ihr bei «21:00» was in etwa dem Ende der aktuell möglichen Trainingszeit entspricht.

Bevor ihr nun diese Zeiten ebenfalls in die Spalte G (2. «Zeiten» Spalte) kopiert, empfehlen wir euch, die Stunden in den Zeiten farblich zu gruppieren. Das ergibt eine einfachere Orientierung fürs Auge. Zudem könnt ihr die einzelnen Stunden auch noch mit dem Rahmen Tool umrahmen.[/vc_column_text][vc_single_image image=»56202″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]Die Tabelle sollte nun ungefähr so aussehen:[/vc_column_text][vc_single_image image=»56205″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]Voilà! Damit habt ihr nun die Grundstruktur eures Trainingsplans erstellt. Als nächstes tragt ihr die einzelnen Trainingszeiten für die Scheiben ein.[/vc_column_text][vc_column_text]

Schritt 4: Eintragen der Trainingszeiten

Nun, da ihr die Spalten pro Scheibe und die Zeiten definiert habt, könnt ihr damit beginnen, die Zeiten für die einzelnen Trainings einzufassen. Wir gehen im Beispiel davon aus, dass nur Individualtrainings möglich sind. Gruppentrainings kommen erst in einer späteren Lockerungsphase hinzu.

Das Einteilen der Scheibenspalten in einzelne Trainingszeiten erfolgt nach einem einfachen Prinzip: Die Zellen einer Trainingseinheit werden vertikal zusammengefasst und mit einem etwas dickereen Rahmen umfasst. So sind sie als Block klar erkennbar. In diese Zellen tragen dann die Mitglieder ihren Namen ein um eine solche Trainingseinheit zu reservieren.

Folgende Teilschritte sind pro Trainingseinheit auszuführen:

  • Markiert die Zellen einer Scheibe die eine Trainingseinheit bilden sollen
  • Wendet das Zellen-Verbinden Tool auf diese Tellen an um sie zusammen zu fassen
  • Umrahmt diese Zelle mit einem etwas dickeren Rahmen
  • Formatiert den Text als horizontal und vertikal zentriert.
  • Tragt den Platzhaltertext «Vorname, Name» in die Zelle ein

[/vc_column_text][vc_single_image image=»56208″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_single_image image=»56211″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]Schlussendlich habt ihr damit nun den Tagesplan für die erste Scheibe erstellt und die Tabelle sollte sich ungefähr foilgendermassen darstellen:[/vc_column_text][vc_single_image image=»56214″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]Wiederholt nun diese Schritte für alle weiteren Scheiben gemäss euren Vorstellungen resp. gemäss der Planung eures Vereins. Staffelt die Startzeiten etwas zwischen den einzelnen Scheiben damit wie gesagt nicht alle 5 Personen zur selben Zeit eintreffen und wieder weggehen.[/vc_column_text][vc_single_image image=»56217″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]

Schritt 5: Schützen der Tabelle

Ihr habt nun bereits viel Arbeit in diese Tabelle investiert und möchtet bestimmt nicht, dass euch das erste unbedarfte Mitglied beim Versuch sich einzutragen eure Tabelle arglos in Stücke reisst. Daher investieren wir ein wenig Aufwand in den Schutz eurer Tabelle.

Man kann in Google Spreadsheet einzelne Zellen oder alternativ ganze Blätter schützen und davon einzelne Zellen ausnehmen. Wir wählen den zweiten Weg: Alle Zellen eines Blatts werden vor Veränderung geschützt, ausser die Zellen in denen sich die Mitglieder eintragen sollen.

In unserem Beispiel sind es die Zellen B2 bis F53 die durch die Mitglieder bearbeitet werden sollen. Daher werden wir diesen Zellenbereich für die Bearbeitung öffnen und den Rest schützen. (Prüft nach, welchen Zellenbereich es in eurem konkteten Fall betrifft! B2:F53 stimmt nur für unseren Beispiel-Plan.)

Den Zellenschutz könnt ihr über das Menü Daten > Geschützte Tabellen und Blätter einrichten.[/vc_column_text][vc_single_image image=»56220″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]Darauf öffnet sich am rechten Fensterrand ein Bereich, in dem ihr den Blattschutz einrichten könnt. Wählt «+ Tabellenblatt oder Zelle hinzufügen», klickt auf den Tab «Tabellenblatt» und selektiert dort die Option «Bestimmte Zellen ausgenommen». In das erscheinende Feld unterhalb der Options-Checkbox tragt ihr nun den Zellbereich ein, welcher editierbar bleiben soll. Im Beispiel wäre das «B2:F53».

Speichert die Einstellung mit «Berechtigungen festlegen» ab. Es erscheint nun noch ein Dialog, in dem ihr angebt, wer denn trotz Schutz die Seite noch editieren darf. Wählt hier «Nur ich» und schliest den Dialog. Damit ist das Blatt von allen Nutzern (ausser dem Ersteller) nur noch im Bereich der Trainingseinheiten editierbar.[/vc_column_text][vc_single_image image=»56223″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_single_image image=»56226″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]Ihr erkennt den Zellschutz nun anhand des Blattnamens in der Fusszeile: Links neben dem Namen «Montag xx. Mai» wird euch ein kleines Schloss-Symbol angezeigt.[/vc_column_text][vc_column_text]

Optionaler Schritt: Titelzeile fixieren

Ihr seid nun mit der Erstellung des Zeitplans für den ersten Wochentag fertig, und damit ist auch der Hauptteil der Arbeit erledigt!

Eine kleine Optimierung könnt ihr nun aber noch vornhemen: Fixiert die erste Zeile im Tabellenblatt, damit die Titel (Scheibennummern) immer angezeigt werden. So bleiben sie fixiert, auch wenn man bis in die Abendstunden nach unten scrollt.

Markiert einfach die erste Zeile mit den Spaltentiteln und wählt im Menü Ansicht > Fixieren > 1 Zeile aus.[/vc_column_text][vc_single_image image=»56229″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]Anschliessend bleibt die Titelzeile immer im Blickfeld, auch wenn ihr ganz nach unten scrollt.[/vc_column_text][vc_single_image image=»56232″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]

Schritt 6: Kopieren des Blatts für die restlichen Wochentage

Nun habt ihr die Erstellung des ersten Wochentags fertiggestellt und könnt das Blatt sechs Mal kopieren damit für jeden Wochentag ein Blatt zur Verfügung steht. Klickt dazu einfach mit der rechten Maustaste in der Fusszeile auf den Titel des Blatts und wählt im Kontextmenü Duplizieren aus.[/vc_column_text][vc_single_image image=»56236″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]Nun habt ihr rechts daneben ein neues Blatt erhalten. Benennt das Blat auf «Dienstag xx. Mai» um indem ihr auf den Namen doppelklickt und den neuen Text eingebt.

Diesen Schritt wiederholt ihr, bis ihr beim «Sonntag xx. Mai» angelangt seid.

Achtung: Ihr stellt fest, dass bei den kopierten Blättern das Schloss-Symbol des Blattschutzes nicht vorhanden ist. Leider kopiert Google Spreadsheet den Blattschutz nicht mit. Ihr müsst diesen für jedes neue Blatt nochmals einrichten, was zum Glück mit wenigen Klickts erledigt ist, wenn ihr die Schritte unter Schritt 5: Schützen der Tabelle nochmals wiederholt.[/vc_column_text][vc_column_text]

Schritt 7: Vorlagendatei für jede Kalenderwoche neu kopieren und veröffentlichen

Ihr seid nun mit dem Erstellen der Vorlage für eine Kalenderwoche fertig! Nun könnt ihr diese Vorlagendatei kopieren und für eine konkrete Kalenderwoche anpassen.

Die Vorlage kopiert ihr, indem ihr im Menü Datei > Kopie erstellen auswählt.[/vc_column_text][vc_single_image image=»56239″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]Benennt die Kopie auf «Trainingszeiten Plan – Woche 20/2020″ für die Woche vom 11. Mai 2020.[/vc_column_text][vc_single_image image=»56242″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]In eurem Browser öffnet sich ein neuer Tab welcher die kopierte Tabelle anzeigt. Mit dieser und jeder kopierten Datei für die folgenden Kalenderwochen müsst ihr nun noch die zwei Schritte unternehmen:

  • Umbenennen der Blattnamen in der Fusszeile: Gebt hier nun das effektive Datum anstelle der «xx.» ein.
  • Freigeben der Tabelle per öffentlichem Link. Wählt aus, dass ihr alle die diesen Link kennen die Tabelle bearbeiten können. Dank des Blattschutzes können diese Personen trotzdem nur den Bereich der Trainingseinheiten bearbeiten. Der Rest bleibt geschützt.

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Bemerkungen zum Schluss

Es ist ein wenig aufwändig, die erste Tabelle zu erstellen. Danach reduziert sich die Arbeit auf ein wöchentliches Kopieren der Datei und versenden des Zugriffs-Links per Email oder Whatsapp Gruppe.

Ihr habt jede neue Woche die Gelegenheit, auf Rückmeldungen eurer Mitglieder einzugehen und die Trainingszeiten oder Scheibendistanzen anzupassen. Ihr könnt einfach die Vorlagendatei anpassen und dann neue Kopien davon erstellen und verteilen.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]