SwissArchery Association

Erstellen eines Anwesenheits-Logbuchs mit Google Forms

[vc_row][vc_column][vc_column_text]

COVID-19 / Erstellen eines Anwesenheits-Logbuchs mit Google Forms

Der Artikel führt durch die einzelnen Schritte um mit Google Forms ein Online Anwesenheitslogbuch zu erstellen. Dieser Weg steht Allen kostenlos zur Verfügung. Einzige Vorbedingung ist, dass der Ersteller des Formulars einen Google-Account besitzt. (Es kann z.B. auch ein unpersönlicher Account des Vereins genutzt bzw. erstellt werden.) Die Mitglieder können das Formular ohne Anmeldung ausfüllen. Sie benötigen dazu keinen Google-Account.

Disclaimer: Es sei darauf hingewiesen, dass man ein ähnliches Formular auch mit anderen Anbietern erstellen kann. Aufgrund der Kurzfristigkeit bleibt uns nur die Zeit, einen bereits beannten Weg aufzuzeigen. SwissArchery hat ansonsten kein Interesse, Google Dienste bevorzugt zu empfehlen.

Das Endergebnis ist ein Umfrageformular, welches durch die Mitglieder aufgerufen werden kann. Darin deklarieren sie ihre Anwesenheitszeit und senden das Formular ab. Dadurch wird ein Eintrag mit den Angaben in einer Tabelle erstellt auf die vorerst nur der Ersteller des Formulars Einblick hat. Er kann die Tabelle aber auch den anderen Vorstandsmitgliedern im reinen Lesemodus zur Verfügung stellen.

[TBD: Link auf das Endergebnis][/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]

Schritt 1: Login auf Google Drive

Dazu verwendet ihr entweder euren persönlichen Google Account, den bestehenden Account eures Vereins / eurer Sportorganisation oder erstellt einfach einen Neuen. Einen neuen Account kann man in wenigen Schitten einrichten. Folgt dazu den Ausführungen dieser Google Supportseite.

Über diesen Link könnt ihr euch auf Google Drive, einem Cloud Service für Dokumente und Tabellen anmelden: https://drive.google.com/drive/my-drive

[/vc_column_text][vc_column_text]

Schritt 2: Erstellen eines neuen Formulars

Seid ihr in Google Drive eingeloggt, erstellt ihr ein neues Umfrageformular indem ihr oben links auf den Button mit dem farbigen «+ New» klickt. Anschliessend im erscheinenden Menü auf More > Google Forms > Blank form.[/vc_column_text][vc_single_image image=»56142″ img_size=»medium» style=»vc_box_shadow» onclick=»link_image» lazy_loading=»true»][vc_column_text]

Schritt 3: Grundkonfiguration des Formulars

Nun wird euch das leere Formular im Entwurfsmodus angezeigt. Zunächst solltet ihr einfach die grunsätzlichen Anpassungen vornehmen

  • Gebt einen Titel für das Formular ein. Z.B: «COVID-19 / Anwesenheits-Logbuch».
  • Gebt einen Beschreibungstext ein, welcher darauf hinweist, dass alle sich beim Aufenthalt auf dem Trainingsgelände in dieses Log einzutragen haben. Macht auch einen Hinweis, dass die Angaben vertraulich behandelt und nur vom Vorstand des Vereins eingesehen werden kann.
  • Ihr könnt auch die Farbdarstellung etwas nach eurem Geschmack oder an die Vereinsfarben anpassen. (Klick auf das Farbpaletten-Icon oben rechts.)

[/vc_column_text][vc_single_image image=»56145″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]

Schritt 4: Einfügen der Formularfelder

Als nächstes könnt ihr damit beginnen, die einzelnen Formularfelder einzufügen. Ein Beispiel-Formularfeld ist bereits vorhanden («Untitled Question»). Da es sich im Prinzip um eine Umfrage handelt, ist jeder Eingabe eine «Frage» im Formular.

Für das Anwesenheits Formular solltet ihr die folgenden Felder konfigurieren:

  • «Vorname, Name» (Typ «Kurzantwort»)
  • «Datum» (Typ «Datum)
  • «Ankunftszeit» (Typ «Zeit»)
  • «Weggangszeit» (Typ «Zeit»)
  • «Bemerkung (optional)» (Typ «Absatz-Text»)

Klickt ihr auf die noch unbenannte Frage, könnt ihr dort das Feld für «Vorname, Name» einrichten. Gebt als Namen «Vorname, Name» ein, als Typ wählt ihr «Short answer». Stellt den Schieber bei «Erforderlich» auf «ein», damit das Feld als zwingende Angabe angesehen wird.

Alle weiteren «Fragen» fügt ihr hinzu, indem ihr rechts neben der akuell bearbeiteten Frage in der senkrechten Buttonleiste auf das Plus (+) klickt.[/vc_column_text][vc_single_image image=»56148″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]Eine Vorschau des Formulars könnt ihr jederzeit ansehen, indem ihr oben rechts (im Titelbereich der Seite) auf das Augen-Icon klickt. Es öffnet sich ein neuer Tab in eurem Browser und ihr könnt das Formular ausprobieren.

Habt ihr diese Schritte erledigt, ist die Erstellung des eigentlichen Formulars abgeschlossen. Als nächstes müsst ihr festlegen, wo die Daten aus den abgesendeten Formularen gespeichert werden sollen.[/vc_column_text][vc_column_text]

Schritt 5: Einrichten der Tabelle für die Log-Einträge

Klickt ihr im Titelbereich der Seite auf «Antworten» zeigt euch Google Forms die (aktuell noch leere) Zusammenstellung der Antworten an. Auf dieser Seite könnt ihr auch steuern, ob das Formular aktuell aktiv ist oder ob keine weiteren Einträge mehr akzeptiert werden.[/vc_column_text][vc_single_image image=»56152″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]Bevor eure Mitglieder überhaupt Einträge via Formular erfassen können, müsst ihr angeben, wo diese Daten gespeichert werden sollen. Dazu klickt ihr ganz einfach auf das kleine grüne Viereck mit dem weissen Kreuz und öffnet damit den Dialog zum Erstellen einer Antworten-Tabelle.

Wählt die Option «Erstelle eine neue Tabelle» und passt falls gewünscht den Namen der neuen Tabelle an. Im Normalfall könnt ihr aber alles belassen wie es vorgeschlagen wird.

Mit Klick auf «Erstellen» wird die Tabelle eingerichtet. Im Browser öffnet sich ein neuer Tab und zeigt euch die Tabelle an.[/vc_column_text][vc_single_image image=»56155″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]Die Tabelle wird alle abgesendeten Informationen der Mitglieder chronologisch aufführen.

Sollte es notwendig werden für eine Person alle anderen zum selben Zeitpunkt anwesenden Personen zu ermitteln, könnt ihr in dieser Tabelle anhand von Datum und Zeit nachsehen.[/vc_column_text][vc_column_text]

Schritt 6: Veröffentlichen des Formulars

Als letzter notwendiger Schritt müsst ihr nun den Mitgliedern noch das Formular zur Verfügung stellen. Wechselt hierzu zurück in den Formular Editor Tab in dem ihr das Formular erstellt habt und erstellt einen Veröffentlichungs-Link.

Dazu klickt ihr oben rechts im Seitentitel auf den «Senden»-Button. Im erscheinenden Dialogfenster wählt ihr die Option, das Formular via Link zu teilen «[-]». So haben alle, die den Link kennen, Zugang zum Formular.

Google Forms generiert einen eindeutigen, öffentlichen Link für das Formular. Wenn ihr die Option «Verkürzte URL» auswählt, wird der Link zudem in eine kürzere Form umgewandelt, was es etwas einfacher macht, den Link über einen QR-Code darzustellen (Mehr dazu später.)[/vc_column_text][vc_single_image image=»56158″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]Speichert diesen Link nun irgendwo ab, wo ihr ihn später wieder findet. Ihr müsst ihn im Anschluss an die Mitglieder eures Vereins auf geeignete Weise versenden. (Per Email, per privater WhatsApp Gruppe, etc.) Stellt sicher, dass den Link nur Personen kennen, die Zugang zum Trainingsplatz haben.

Zusätzlich empfehlen wir euch, diesen Link in einen QR-Code umzuwandeln und diesen in ein Dokument zu kopieren, welches ihr dann gut sichtbar beim Trainingsplatz aufhängt. So können alle mit ihrem Smartphone den QR-Code scannen und das Formular direkt vor Ort ausfüllen.[/vc_column_text][vc_column_text]

Optionaler Schritt: Erstellen eines QR-Codes

Es gibt im Internet unzählige QR-Code Generatoren, die euch aus einer URL einen solchen Code erstellen. Ihr könnt einfach nach dem Begriff «QR Code generator» googeln und erhaltet eine grössere Liste an Anbietern angezeigt.

Als Beispiel verwenden wir hier den Generator des ZXing Open Source Projekts: https://zxing.appspot.com/generator

Der Generator ist sehr spartansich gehalten und lässt euch definieren, welche Art von Information ihr in einen QR-Code verwandeln möchtet. Wählt in der Dropdown-Liste die Option «URL» aus und kopiert euren Link auf das Formular in das Eingabefeld. Klickt anschliessend den «Generate» Button. Darauf erscheint rechts daneben der generierte QR-Code.[/vc_column_text][vc_single_image image=»56161″ img_size=»medium» onclick=»link_image»][vc_column_text]Klickt ihr mit der rechten Maustaste auf den QR-Code könnt ihr das Code-Bild zur weiteren Verwendung herunterladen. Z.B. könnt ihr den Code in einen Aushang integrieren, welcher darauf hinweist, dass alle die sich auf dem Platz aufhalten in das Log einzutragen haben.

Hier ein Beispiel, wie ein solches Dokument aussehen könnte: Flyer Presence-Logbook[/vc_column_text][vc_column_text]

Optionaler Schritt: Teilen der Log-Tabelle mit Vorstandsmitgliedern

Als letzter Schritt könnt ihr nun auch noch die Tabelle mit den Log-Einträgen mit den Mitgliedern des Vereins-Vorstands teilen. Dazu öffnet ihr wieder die Tabelle in Google Drive. (Eventuell habt ihr sie noch in einem der Browser Tabs geöffnet.)

Wie schon beim Google Formular klickt ihr oben rechts im Titelbereich auf den «Teilen» Button und wählt anschliessend im Dialog (klein oben rechts) die Option, dass ihr das Dokument via Link teilen möchtet. Google Drive erstellt euch auch hier wieder einen eindeutigen Link. Im Dropdown müsst ihr die Option wählen, dass alle die den Link kennen die Datei nur ansehen dürfen. Es wäre nicht hilfreich, wenn diese Personen die Datei editieren könnten. Solange die Vereinsmitglieder die Einträge einsenden, sollte niemand die Datei bearbeiten!

Den Teilen Link könnt ihr dann vertraulich an die Vorstandsmitglieder zusenden. Sorgt vor, dass niemand ausser diesem Personenkreis Zugang zu diesem Link erhält![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]