Créer un planning d’entraînement en ligne avec Google Spreadsheet

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COVID-19 / Création d’un planning des entraînements avec Google Spreadsheet

L’article vous guide à travers les étapes pour créer un planificateur des entraînements en ligne avec Google Spreadsheet. Ce chemin est accessible gratuitement à tous. La seule condition préalable est que le créateur du plan dispose d’un compte Google. (Par exemple, un compte impersonnel du club peut également être utilisé ou créé). Les membres peuvent le remplir sans inscription. Ils n’ont pas besoin d’un compte Google pour cela.

Avertissement : Il convient de noter qu’un plan en ligne similaire peut également être créé avec d’autres fournisseurs. (par exemple, Microsoft Excel en combinaison avec OneDrive.) En raison de la nature à court terme du plan, nous n’avons le temps que de présenter une solution déjà connue. SwissArchery ne souhaite pas conseiller les services de Google en particulier.

Le résultat final est un plan hebdomadaire dans lequel les membres de l’association peuvent s’inscrire. Il s’agit essentiellement d’un simple tableau avec des champs dans lesquels les membres s’inscrivent pour réserver un temps de formation sur un disque. Vous connaissez le concept grâce au plan de la buanderie des immeubles d’habitation. Le plan prévoit des temps d’entraînement différents pour chaque cible disponible au cours de la journée. Les membres sélectionnent le jour de la semaine souhaité, recherchent un objectif libre / une période libre et entrent leur prénom et leur nom de famille. C’est tout !

[TBD : Lien vers le résultat final]

Important : dans notre proposition, le plan ne comprend que les horaires d’une semaine. Cela signifie qu’une nouvelle copie (vide) de ce plan doit être faite chaque semaine. Mais elle présente aussi des avantages : Il est plus facile d’en garder la trace si le plan ne couvre que sept jours. D’autre part, vous évitez que des membres individuels se réservent des heures de formation fixes longtemps à l’avance et que d’autres ne puissent pas trouver une occasion de formation appropriée. Il vous permet également de répondre à l’évolution des besoins sur une base hebdomadaire et d’adapter le plan sans avoir à vous soucier des temps de formation déjà alloués.

Le tutoriel vous montrera comment créer un plan vierge, en faire une nouvelle copie pour chaque semaine civile, ajuster les dates des jours de la semaine et distribuer cette version à vos membres via un lien.

Afficher un exemple de plan pour la semaine calendaire 20/2020

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Étape 1 : Connexion à Google Drive

Vous pouvez soit utiliser votre compte Google personnel, le compte existant de votre club / organisation sportive ou simplement en créer un nouveau. Vous pouvez créer un nouveau compte en quelques étapes. Suivez les instructions sur cette page d’assistance Google.

Utilisez ce lien pour vous inscrire à Google Drive, un service en nuage pour les documents et les feuilles de calcul : https://drive.google.com/drive/my-drive

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Étape 2 : Créer un nouveau tableau

Si vous êtes connecté à Google Drive, vous pouvez créer un nouveau tableau en cliquant sur le bouton avec la couleur « + Nouveau » dans le coin supérieur gauche. Ensuite, allez à Google Sheets > Blank spreadsheet dans le menu qui apparaît.

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Si vous connaissez Microsoft Excel ou Libre Office Calc, les feuilles de calcul de Google devraient vous sembler familières. Les produits sont très similaires et offrent un concept d’utilisateur très comparable.

Le tableau comporte des colonnes marquées par des lettres et des lignes numérotées. Les cellules peuvent être remplies de chiffres et de texte et peuvent également être colorées. Dans le pied de page, il est possible d’ajouter plusieurs feuilles au tableau.

Après avoir créé le tableau vide, vous devez lui donner un nom. Vous créez ici le modèle vide, dont vous tirerez plus tard les nouvelles copies pour chaque semaine civile suivante. « Plan de formation – Modèle » serait donc un nom approprié. (Inscrivez le nom dans le coin supérieur gauche de la zone de titre, à côté du logo vert).

Vous pouvez également appeler le tableur « Lundi xx ». Mai » en double cliquant sur « Feuille 1 » dans le pied de page et en changeant le nom de la feuille.

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Étape 3 : Mise en place de la structure de base

Nous commençons d’abord par la structure de base pour lundi. Une fois cette opération terminée, vous pouvez faire plusieurs copies de la feuille et les renommer mardi, mercredi, etc. jusqu’à ce que tous les jours de la semaine soient disponibles dans le document.

Important : avant de créer cette structure de base, vous devez vous mettre d’accord sur le plan du disque avec votre club. Définissez le nombre de zones, le nombre de cibles par zone et les distances entre les cibles. Ce n’est qu’après avoir réglé ce problème que vous pouvez commencer à dessiner la structure de base.

Le plan comportera une colonne par tranche. Le titre de la colonne indique la tranche et la distance. À gauche et à droite de ces colonnes, les heures de la journée sont classées dans l’ordre.

Pour notre exemple, nous supposons qu’une seule zone avec un maximum de 5 personnes sur le parcours est possible. Cependant, il y a 6 disques, où le disque de 60m et le disque de 50m sont combinés. Dans notre exemple, nous supposons qu’il n’y a que quelques athlètes de Recurve Master et de Compound dans le club, mais vous voulez offrir les deux cibles mais pas deux créneaux d’entraînement séparés. Il y a donc les créneaux de formation suivants :

  • Cible A / 70m
  • Cible B / 60m & 50m
  • Cible C / 30m
  • Cible D  / 18m
  • Cible E / 18m

Commence maintenant à formater la première ligne du tableau comme une ligne de titre. La première colonne est celle des heures. Vous l’appellerez donc « temps ». Dans les colonnes B à F, vous saisissez les titres des coups comme dans la liste ci-dessus (ou selon votre propre plan). Dans la dernière colonne, vous donnez à nouveau le titre « Temps », de sorte que sur le côté droit, il y a une autre colonne avec les temps.

Changez la police de la ligne 1 en gras et la taille en environ 12 points. Fixez la largeur des deux colonnes « Temps » à 60. (Clic droit sur l’en-tête de la colonne > menu contextuel > redimensionner la colonne). Ajustez la largeur des colonnes avec les tranches pour qu’elles s’adaptent à la colonne contenant le texte le plus long. Cela pourrait représenter environ 190 points. Essayez-le vous-même !

Vous pouvez maintenant mettre en valeur cette barre de titre en couleur, par exemple en définissant un gris moyen comme couleur de fond. (Sélectionnez les cellules puis choisissez la couleur avec l’icône du seau de couleur dans la rangée d’icônes).

[/vc_column_text][vc_single_image image= »56194″ onclick= »link_image »][vc_column_text]Centrez le texte dans les cellules pour qu’elles aient meilleure apparence en tant qu’en-têtes.[/vc_column_text][vc_single_image image= »56197″ onclick= »link_image »][vc_column_text]

Le tableau se présente alors approximativement comme suit :

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Maintenant, vous remplissez les deux colonnes de temps avec les heures de la journée. Chaque ligne correspond à un quart d’heure dans l’horaire. Vous avez donc la possibilité d’échelonner le début des entraînements en unités de 15 minutes. Cela soulage l’infrastructure en ne faisant pas venir les 5 personnes en même temps pour un entraînement. Mais si vous avez assez de place pour les 5 personnes, pour qu’elles apparaissent toutes en même temps et puissent assembler leur arc, vous pouvez bien sûr régler les unités de temps sur 30min ou même 1h.

Commencez dans la colonne A à la ligne 2 par exemple « 08:00 », à la ligne 3 « 08:15 », à la ligne 4 « 08:30 », etc. Au lieu de saisir tous les temps à la main jusqu’en bas, vous pouvez sélectionner toutes ces cellules de temps et ensuite saisir le carré coloré en bas à droite des cellules sélectionnées avec la souris et le faire glisser vers le bas. Le tableau ajoutera alors automatiquement les temps restants aux cellules nouvellement sélectionnées. Si vous déplacez la souris vers la ligne 54, vous arriverez à « 21:00 » qui est la fin du temps de formation possible actuel.

Avant de copier ces heures dans la colonne G (2e colonne « Heures »), nous vous recommandons de regrouper les heures dans les heures par couleur. Il est ainsi plus facile pour l’œil de s’orienter. Vous pouvez également utiliser l’outil d’encadrement pour encadrer les heures.

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La table devrait maintenant ressembler à quelque chose comme ça :

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Voilà ! Vous avez maintenant créé la structure de base de votre planning d’entraînement. Ensuite, entrez les temps des entraînements individuels par cible.

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Étape 4 : Saisie des temps d’entraînement

Maintenant que vous avez défini les colonnes par cible et les temps, vous pouvez commencer à encadrer les temps pour les entraînements individuels. Dans l’exemple, nous supposons que seules des formations individuelles sont possibles. Les formations de groupe ne seront ajoutées que dans une phase ultérieure d’assouplissement.

La division des écarts discaux en temps d’entraînement individuel suit un principe simple : les cellules d’une unité d’entraînement sont combinées verticalement et enfermées dans un cadre légèrement plus épais. Ils sont donc clairement reconnaissables comme un bloc. Les membres entrent ensuite leurs noms dans ces cellules pour réserver une telle unité de formation.

Les sous-étapes suivantes doivent être effectuées par unité de formation :

  • Marque les cellules d’un disque qui doivent former une unité de formation.
  • Appliquez l’outil Cell Connect sur ces plaques pour les relier entre elles.
  • Encadrez cette cellule avec un cadre légèrement plus épais.
  • Formate le texte comme étant centré horizontalement et verticalement.
  • Saisir le texte de remplacement « Prénom, nom » dans la cellule.

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Enfin, vous avez maintenant créé le planning quotidien pour la première cible et le tableau doit ressembler plus ou moins à une grille :

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Répétez maintenant ces étapes pour tous les autres cibles en fonction de vos idées ou de la planification de votre club. Décalez un peu les heures de départ entre les différentes cassettes afin que les 5 personnes n’arrivent et ne partent pas toutes en même temps.

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Étape 5 : Protéger le tableau

Vous avez déjà investi beaucoup de travail dans ce tableau et vous ne voulez certainement pas que le premier membre inexpérimenté mette votre tableau en pièces en essayant de s’inscrire. C’est pourquoi nous faisons un petit effort pour protéger votre table.

Dans Google Spreadsheet, vous pouvez protéger des cellules individuelles ou des feuilles entières et exclure des cellules individuelles. Nous choisissons la deuxième voie : toutes les cellules d’une feuille seront protégées contre les modifications, à l’exception des cellules où les membres doivent s’inscrire.

Dans notre exemple, les cellules B2 à F53 sont les cellules que les membres doivent éditer. Nous allons donc ouvrir cette plage de cellules pour l’édition et protéger le reste. (Vérifiez quelle gamme de cellules est concernée dans votre cas actuel ! B2:F53 ne s’applique qu’à notre exemple de plan).

Vous pouvez mettre en place une protection cellulaire via le menu Données > Tableaux et feuilles protégés.

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Cela ouvrira une zone sur le côté droit de la fenêtre où vous pourrez mettre en place la protection de la feuille. Choisissez « + Ajouter une feuille ou une cellule », cliquez sur l’onglet « Feuille » et sélectionnez l’option « Exclure certaines cellules ». Dans le champ qui apparaît sous la case à cocher de l’option, saisissez la plage de cellules qui doit rester modifiable. Dans l’exemple, il s’agirait de « B2:F53 ».

Sauvegardez le réglage avec  » Définir les permissions « . Un dialogue apparaîtra dans lequel vous pourrez spécifier qui est autorisé à modifier la page. Sélectionnez « Seulement moi » et fermez le dialogue. Désormais, la page n’est modifiable que par tous les utilisateurs (sauf le créateur) dans le domaine des heures d’entraînement.

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Vous pouvez maintenant reconnaître la protection des cellules par le nom de la feuille dans le pied de page : A gauche du nom « Lundi xx. Mai », vous verrez un petit symbole de serrure.

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Étape facultative : modifier le titre de la page

Vous avez maintenant fini de créer le calendrier pour le premier jour de la semaine, et c’est l’essentiel du travail !

Mais vous pouvez toujours faire une petite optimisation : Définissez la première ligne de la feuille de calcul de manière à ce que les titres (numéros de cibles) soient toujours affichés. De cette façon, ils restent fixes, même si vous faites défiler les heures du soir.

Il suffit de marquer la première ligne avec les titres des colonnes et de sélectionner Affichage > Correction > 1 Ligne dans le menu.

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Ensuite, la barre de titre reste toujours visible, même si vous la faites défiler jusqu’en bas.

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Étape 6 : Copiez la feuille pour les autres jours de la semaine

Vous avez maintenant terminé la création du premier jour de la semaine et vous pouvez copier la feuille six fois afin qu’il y ait une feuille pour chaque jour de la semaine. Il suffit de faire un clic droit sur le titre de la feuille dans le pied de page et de sélectionner Dupliquer dans le menu contextuel.

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Vous avez maintenant obtenu une nouvelle feuille à droite de celle-ci. Renommez la feuille en « Mardi xx ». Mai » en double-cliquant sur le nom et en entrant le nouveau texte.

Répétez cette étape jusqu’au « dimanche xx ». Mai ».

Remarque : vous remarquerez que l’icône de verrouillage de la protection de la feuille est absente des feuilles copiées. Malheureusement, Google Spreadsheet ne copie pas la protection des feuilles. Vous devez le paramétrer à nouveau pour chaque nouvelle feuille, ce qui peut heureusement se faire en quelques clics si vous répétez les étapes de l’étape 5 : Protection de la feuille de calcul.

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Étape 7 : Copier et publier le fichier modèle pour chaque semaine calendaire

Vous avez maintenant fini de créer le modèle pour une semaine calendaire ! Vous pouvez maintenant copier ce fichier modèle et l’adapter pour une semaine calendaire spécifique.

Vous pouvez copier le modèle en sélectionnant Fichier > Créer une copie dans le menu.

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Nommez la copie sur  » Planning des entraînements – Semaine 20/2020  » pour la semaine du 11 mai 2020.

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Un nouvel onglet s’ouvre dans votre navigateur et affiche le tableau copié. Avec ce fichier et chaque fichier copié pour les autres semaines du calendrier, vous devez effectuer les deux étapes :

  • Renommez les noms des feuilles dans le pied de page : Entrez ici la date d’entrée en vigueur au lieu du « xx. ».
  • Diffuser le tableau via un lien public. Sélectionnez que toutes les personnes qui connaissent ce lien peuvent modifier le tableau. Grâce à la protection des feuilles, ces personnes ne peuvent modifier que la zone des heures d’entraînement. Le reste demeure protégé.

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Remarques finales

Il est un peu laborieux de créer la première table. Ensuite, le travail est réduit à la copie hebdomadaire du fichier et à l’envoi du lien d’accès par courrier électronique ou par le groupe Whatsapp.

Chaque nouvelle semaine, vous avez la possibilité de répondre aux commentaires de vos membres et d’ajuster les temps d’entraînement ou les distances des cibles. Vous pouvez facilement personnaliser le fichier modèle, puis créer et distribuer de nouvelles copies de celui-ci.

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