Création d’un carnet de présence avec Google Forms

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COVID-19 / Création d’un carnet de présence avec Google Forms

L’article vous guide à travers les étapes de la création d’un carnet de présence en ligne avec Google Forms. Ce chemin est accessible gratuitement à tous. La seule condition préalable est que le créateur du formulaire dispose d’un compte Google. (Par exemple, un compte impersonnel de l’association peut également être utilisé ou créé). Les membres peuvent remplir le formulaire sans inscription. Ils n’ont pas besoin d’un compte Google pour cela.

Décharge de responsabilité : veuillez noter qu’un formulaire similaire peut être créé avec d’autres fournisseurs. En raison de la nature à court terme du projet, nous n’avons que le temps de montrer une voie déjà connue. Sinon, SwissArchery n’a aucun intérêt à recommander les services de Google de préférence.

Le résultat final est un formulaire d’enquête qui peut être appelé par les membres. Ils y déclarent leur temps de présence et envoient le formulaire. Cela crée une entrée avec les informations dans un tableau auquel seul le créateur du formulaire a accès. Mais il peut également mettre le tableau à la disposition des autres membres du conseil d’administration en mode lecture seule.

[TBD : Lien vers le résultat final]

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Étape 1 : Connexion à Google Drive

Vous pouvez soit utiliser votre compte Google personnel, le compte existant de votre club / organisation sportive ou simplement en créer un nouveau. Vous pouvez créer un nouveau compte en quelques étapes. Suivez les instructions sur cette page d’assistance Google.

Utilisez ce lien pour vous inscrire à Google Drive, un service en nuage pour les documents et les feuilles de calcul : https://drive.google.com/drive/my-drive

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Étape 2 : Créer un nouveau formulaire

Si vous êtes connecté à Google Drive, vous pouvez créer un nouveau formulaire d’enquête en cliquant sur le bouton avec la couleur « + Nouveau » dans le coin supérieur gauche. Cliquez ensuite sur Plus > Google Forms > Formulaire vierge dans le menu qui apparaît.

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Étape 3 : Configuration de base du formulaire

Le formulaire vide est maintenant affiché en mode brouillon. Vous devez tout d’abord procéder aux ajustements de base

  • Saisissez un titre pour le formulaire. Par exemple : « COVID-19 / Carnet de présence ».
  • Saisissez un texte descriptif indiquant que chacun doit s’inscrire dans ce journal lorsqu’il reste sur le terrain de formation. Notez également que ces informations sont confidentielles et ne peuvent être consultées que par le conseil d’administration du club.
  • Vous pouvez également changer un peu les couleurs à votre goût ou aux couleurs du club. (Cliquez sur l’icône de la palette de couleurs dans le coin supérieur droit)

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Étape 4 : Insertion des champs du formulaire

Ensuite, vous pouvez commencer à insérer les différents champs du formulaire. Un exemple de champ de formulaire est déjà disponible (« Question sans titre »). Comme il s’agit essentiellement d’une enquête, chaque entrée est une « question » dans le formulaire.

Vous devez configurer les champs suivants pour le formulaire de participation :

  • « Prénom, nom » (tapez « Réponse courte »)
  • « Date » (tapez « date »)
  • « Heure d’arrivée » (tapez « heure »)
  • « Heure de départ » (tapez « heure »)
  • « Commentaire (facultatif) » (tapez « texte du paragraphe »)

Si vous cliquez sur la question non encore nommée, vous pouvez y configurer le champ « prénom, nom ». Entrez « Prénom, nom » comme nom et « Réponse courte » comme type. Mettez le curseur « Obligatoire » sur « on » pour que le champ soit considéré comme obligatoire.

Toutes les autres « questions » peuvent être ajoutées en cliquant sur le plus (+) dans la barre de boutons verticale à droite de la question en cours d’édition.

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Vous pouvez prévisualiser le formulaire à tout moment en cliquant sur l’icône en forme d’œil dans le coin supérieur droit (dans la zone de titre de la page). Un nouvel onglet s’ouvrira dans votre navigateur et vous pourrez essayer le formulaire.

Une fois ces étapes franchies, la création du formulaire proprement dit est terminée. Ensuite, vous devez décider où sauvegarder les données des formulaires soumis.

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Étape 5 : Mise en place du tableau pour les entrées du journal

Si vous cliquez sur « Réponses » dans la zone de titre de la page, Google Forms vous montrera la compilation (actuellement vide) des réponses. Sur cette page, vous pouvez également contrôler si le formulaire est actuellement actif ou si aucune autre inscription n’est acceptée.

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Avant même que vos membres puissent entrer des données via le formulaire, vous devez préciser où ces données doivent être stockées. Il suffit de cliquer sur le petit carré vert avec la croix blanche pour ouvrir la boîte de dialogue permettant de créer un tableau de réponses.

Sélectionnez l’option « Créer une nouvelle table » et modifiez le nom de la nouvelle table si vous le souhaitez. Normalement, vous pouvez tout laisser tel que cela est suggéré.

Cliquez sur « Créer » pour mettre en place le tableau. Un nouvel onglet s’ouvre dans le navigateur et vous montre le tableau.

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Le tableau énumérera toutes les informations envoyées par les membres par ordre chronologique.

S’il s’avère nécessaire de déterminer toutes les autres personnes présentes en même temps pour une personne, vous pouvez consulter ce tableau par date et heure.

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Étape 6 : Publier le formulaire

La dernière étape nécessaire est de fournir le formulaire aux membres. Pour ce faire, revenez à l’onglet de l’éditeur de formulaire où vous avez créé le formulaire et créez un lien de publication.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Soumettre » dans le coin supérieur droit du titre de la page. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, sélectionnez l’option permettant de diviser le formulaire par le lien « [-] ». Ainsi, toute personne qui connaît le lien aura accès au formulaire.

Google Forms génère un lien unique et public pour le formulaire. Si vous sélectionnez l’option « URL raccourcie », le lien sera également converti en une forme plus courte, ce qui facilite un peu l’affichage du lien via un code QR (plus d’informations à ce sujet plus loin).

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Enregistrez maintenant ce lien quelque part où vous pourrez le retrouver plus tard. Vous devez l’envoyer aux membres de votre club de manière appropriée. (Par courriel, groupe privé WhatsApp, etc.) Assurez-vous que seules les personnes ayant accès au site de formation connaissent le lien.

En outre, nous vous recommandons de convertir le lien en un code QR et de le copier dans un document que vous pouvez accrocher à un endroit visible sur le terrain d’entraînement. Ainsi, chacun peut scanner le code QR avec son smartphone et remplir le formulaire sur place.

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Étape facultative : création d’un code QR

Il existe d’innombrables générateurs de QR Code sur Internet, qui peuvent créer un tel code à partir d’une URL. Vous pouvez simplement rechercher sur Google le terme « générateur de code QR » et obtenir une liste plus complète des fournisseurs.

Nous utilisons par exemple le générateur du projet Open Source ZXing : https://zxing.appspot.com/generator

Le générateur est très spartiate et vous permet de définir le type d’informations que vous souhaitez transformer en code QR. Sélectionnez l’option « URL » dans la liste déroulante et copiez votre lien vers le formulaire dans le champ de saisie. Cliquez ensuite sur le bouton « Générer ». Le code QR généré apparaîtra sur le côté droit.

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Si vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur le code QR, vous pouvez télécharger l’image du code pour une utilisation ultérieure. Par exemple, vous pouvez inscrire le code sur un tableau d’affichage, qui indique que toutes les personnes qui suivent le cours doivent remplir le carnet de bord.

Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler un tel document : Journal de bord.

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Étape facultative : partager le journal de bord avec les membres du comité

Dans un dernier temps, vous pouvez maintenant partager le tableau avec les entrées du journal avec les membres du comité du club. Pour ce faire, ouvrez à nouveau la table dans Google Drive. (Vous avez pu l’ouvrir dans un des onglets du navigateur).

Comme pour le formulaire Google, cliquez sur le bouton « Partager » dans la zone de titre en haut à droite, puis sélectionnez l’option dans la boîte de dialogue (petite en haut à droite) qui vous permet de partager le document par le biais d’un lien. Google Drive va à nouveau créer un lien unique pour vous. Dans la liste déroulante, vous devez choisir l’option selon laquelle toutes les personnes qui connaissent le lien ne peuvent que visualiser le fichier. Il ne serait pas utile que ces personnes puissent modifier le fichier. Tant que les membres du club envoient les entrées, personne ne doit modifier le fichier !

Vous pouvez ensuite envoyer le lien de l’action aux membres du conseil d’administration en toute confidentialité. Veillez à ce que personne d’autre que cette personne n’ait accès à ce lien !

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